Jak osiągnąć mistrzostwo w organizowaniu konferencji?

Plan konferencji okazuje się być jednakowo ważny w sytuacjach, gdy opracowujemy projekt spotkania osób w małym gronie, jak i wtedy, gdy porywamy się na obsługę uroczystości, gdzie ludzi ma być znacznie więcej.


Pierwszym krokiem będzie wybranie właściwej Sali konferencyjnej. Nie może być ona za mała i za ciasna. Liczy się także jej wyposażenie w nowoczesne sprzęty technologiczne, umożliwiające przedstawianie danych. Zaproszeni na konferencję powinni czuć się swobodnie, każdy powinien mieć własne krzesło. Sala na małą konferencję nie powinna być zbyt duża, bo będzie to sprawiało wrażenie, iż nasza propozycja nie spotkała się ze zbyt licznym zainteresowaniem. Chodzi o to, by z wyczuciem dopasować rozmiar pomieszczenia do przybywającej na spotkanie rzeszy ludzi. Zbyt duża sala zniechęci i rozczaruje zaproszonych. Plan znalezienia odpowiedniej Sali do konferencji zdecydowanie ułatwi zdobycie potwierdzeń stawienia się od osób planujących przybycie.


Stosowna do panującej pory roku temperatura na Sali to także rzecz bardzo ważna. Nowoczesne sprzęty sprawią, że nic nie będzie prezentowało się jako przypadkowe. Dziś trudno wyobrazić sobie konferencję bez użycia rzutników, mikrofonów, ekranów ledowych czy komputerów.


Lokalizacja miejsca konferencji powinna być w miarę łatwa do zapamiętania. Najważniejsze jest to, by goście zaoszczędzili na dojazdach.


Czas także zadbać o profil rekreacyjny i rozrywkowy konferencji. Po spotkaniach biznesowych pora na zajęcia o nieco lżejszym charakterze. Dzięki starannemu wyborowi hotelu bogatemu w rozrywki można w efektowny sposób umilić uczestnikom wypoczynek. Hotel posiadający własną restaurację z cateringiem będzie strzałem w dziesiątkę. W każdej wybranej chwili można się tam udać na kawę lub drinka. Do tego catering organizowany na miejscu sprawi, że za usługi gastronomiczne zapłaci się z dużą zniżką.


Jeżeli w konferencji organizowanej przez nas brać będą udział przedstawiciele biznesu międzynarodowego, powinniśmy zadbać szczegółowo o sprawne połączenie między hotelem a lotniskiem. Obiekty hotelowe ze strzeżonymi parkingami okazują się być najbardziej bezpieczne i to także trzeba wziąć pod uwagę. Hotele pozbawione dostępu bezpośredniego do Internetu lub niewyposażone w drukarkę lub urządzenie ksero zupełnie nie nadają się do organizowania konferencji. Na szczęście właściciele kompleksów wypoczynkowych mają coraz większą tego świadomość. Dzięki wszystkim tym elementom i skutecznemu ich wprowadzeniu mamy szansę odnieść sukces jako organizatorzy konferencji. Każdą z planowanych imprez należy traktować tak, jakby była tą pierwszą, jakby od niej zależała nasza przyszłość. Poprzez takie traktowanie naszych obowiązków i rzeczowe podejście do tematu budujemy swoją markę. Nie można organizować konferencji „na pół gwizdka” i zupełnie spontanicznie, bo nieprzemyślane kroki mogą wyrządzić nam więcej krzywdy jako organizatorowi, niż nam się wydaje. Następstwem często może być negatywna opinia w środowisku i zmniejszona ilość zleceń, a tego nie należy życzyć nikomu.

 

Zobacz również

Kontakt

Tel: 888-123-459

E-mail: kontakt@radiofabryka.pl

Organizujesz eventy marketingowe lub imprezy firmowe?

Sprawdź porady i wskazówki od doświadczonych event managerów!

Codziennie dawka nowych informacji.

Polecamy:

http://neter.net.pl/