Czy trudno zorganizować dobrą konferencję?

Dziś konferencję w oparciu o sprawdzoną wiedzę i umiejętności zrealizować można łatwo i szybko. Trzeba jednak znać podstawowe zasady, aby móc wystrzec się błędów mogących pogrążyć nawet najbardziej kreatywne przedsiębiorstwo decydujące się na rozwój w branży eventowej. Przede wszystkim – trzeba mieć świadomość powagi sytuacji. Rynek eventowy z roku na rok dynamicznie się zmienia, a dobry twórca eventów zawsze podążać będzie z duchem czasu, by nie dać się wyeliminować przez coraz silniej narastającą konkurencję.


Najszybciej event zorganizują przedsiębiorstwa o dużym doświadczeniu oraz wiedzy. Trzeba jednak doceniać także mniejsze agencje eventowe, wchodzące dopiero na rynek, bo przecież od czegoś się zaczyna, a rzeczowa nauka zawsze przynosi postępy. Przydatne są umiejętności działania pod presją czasu oraz ogólna operatywność. Nie wykonuje się obowiązków „na pół gwizdka”. Pełnia zaangażowania daje pełne efekty. Świadomość powagi sytuacji to niewątpliwy atut. Konferencje dla wielu osób często wymagają tak wielu dalekich zabiegów, że potrzeba co najmniej kilku miesięcy, aby wszystko dopiąć na ostatni guzik.

Pod kątem organizacji

 

Nie istnieje idealna recepta na konferencję w pełni wzorową. Podstawą na samym początku będzie nakreślenie realnego budżetu, który na organizację spotkania może zostać wydany. Zawsze warto mieć w tej sytuacji pod ręką część funduszy przeznaczonej na „nieprzewidziane koszty”. Bez tego typu problemów pieniądze można zaoszczędzić, ale ważne jest, by być zabezpieczonym w razie nieoczekiwanych sytuacji, bo bez tego zdarzyć się może, że zaczną być eksponowane jedne typy atrakcji kosztem innych, mogących okazać się równie potrzebnymi.


Określić należy listę gości, rozesłać zaproszenia pod wskazane adresy. Poznanie liczy uczestników spotkania pozwoli nam określić to, jaki typ Sali konferencyjnej będzie nam potrzebny. Liczy się jej metraż oraz możliwość zagospodarowania wnętrza, by sprawiało wrażenie estetycznego i funkcjonalnego. W dalszej kolejności zdobywamy sprzęty pomagające w obsłudze imprezy, nagłośnienie, światła, itp.


Konferencja trwająca dłużej, niż 1 dzień wymaga także zorganizowania noclegów dla zaproszonych gości. Trzeba zadbać o komfort oraz wygodę miejsc, do których goście zostaną zaproszeni. Kolejna sprawa to oczywiście wyżywienie. Bogate menu zawsze na gościach robi wspaniałe wrażenie. Imprezy integracyjne udają się najczęściej wtedy, gdy towarzyszy im określony motyw przewodni. Najczęściej proponuje się wypoczynki w gabinetach odnowy biologicznej, zawody sportowo – rekreacyjne, jazdę nowoczesnymi pojazdami. Pomysły na spędzanie czasu powinny pokrywać się z osobistymi zainteresowaniami pracowników. W zdobyciu wiedzy na temat potrzeb i gustów pracowników niewątpliwie pomóc mogą niezobowiązujące i anonimowe badania, np. w formie ankiety przeprowadzanej tuż przed wyjazdem. Najważniejsze, by podczas wyjazdu integracyjnego nikt nie czuł się wyalienowany. Coraz liczniej powstające firmy eventowe każą myśleć, że najlepsze lata organizacji konferencji oraz spotkań integracyjnych dopiero przed nami!

 

Zobacz również

Kontakt

Tel: 888-123-459

E-mail: kontakt@radiofabryka.pl

Organizujesz eventy marketingowe lub imprezy firmowe?

Sprawdź porady i wskazówki od doświadczonych event managerów!

Codziennie dawka nowych informacji.

Polecamy:

http://neter.net.pl/